分享工程档案
球场建设期间大大小小的工程同时开展，其中有很多是隐蔽工程，相关的照片和书面记录，对日后的管理工作将提供准确的参考依据。同样在球场维护中也经常进行维修或改造工程，记录并归档同样重要。
草坪维护记录
如每日天气状况，包括温度、降雨等；剪草的高度、频率；病虫害的发生时间、地点和症状；杀虫杀菌药品的使用登记，农药的用量、浓度配比、使用效果及用药后的跟踪观察记录等。这些对总结经验、提高工作效率很有帮助。
机械管理记录
每台草坪机械都应该建立单独的档案，档案包括机械说明书、零配件手册、保养时间表和维修记录等。这样能确保全部机械得到按时保养，如更换机油、更换滤清器等，令每台机械状况都尽在掌握。
喷灌记录
每天的喷灌用水量和时间，水泵电机的运行时间、流量和用电量，泵站的日常保养和定期维修的记录；分控箱电路的维护和球道内喷头的定期分片保养记录等，有计划分步骤对遍布全场各个角落的喷头管线进行维护，以保证整个喷灌系统能稳定运行。
仓库管理记录
仓库的所有材料进出仓，都需要进行详细登记：如日常使用的肥料、农药、零配件、油料和砂石料等。及时的仓储记录更新有利于掌控部门存货，适时地补充库存，减少浪费，降低成本。
员工档案
部门每个员工的合同、培训记录、奖惩记录、出勤和工伤等记录。完善的员工记录能有助于合理地安排人员加班、补休，系统地计划员工的培训，提高其业务技能，客观地对员工作出绩效评价，促进工作积极性。
技术报告记录
如草坪养分分析报告、土壤分析报告和喷灌水体分析报告等。完善地管理并比较不同时期的技术报告，能有效地了解草坪生长趋势，及时采取必要措施，调整养护计划。
分享供应商资料
记录各个供应商的相关产品和服务，能及时查阅所需产品的相关信息。分别记录供应商的产品质量和售后服务，可客观评价供应商的优劣，最终令球场获得最好的资源。
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