本系统将自动识别技术、计算机网络技术和投影技术集成于一体，构成了一个会议自动报到的集成系统。会议代表所佩戴的标签，我们称之为代表证，它是一种非接触式IC卡，频段在13.56M,支持协议ISO15693.采用原装TI芯片，可保证远距离识别和稳定性能.
本系统所采用的开放式通道读卡器是上海浩斌信息研制的高频射频自动识别系统。其工作机理是：每个标签内都有一个64位的全球唯一的ID身份识别号，当电子标签进入读卡器的感应范围内时，电子标签被读出器不断发射的电磁问询信号激活，从而反馈给读出器一个携带有ID号和数据的应答信号，正是通过电子标签与读卡器互相之间的信号问询与应答，读卡器就能够准确快速地识别电子标签内携带的ID号和数据，并将读到的电子标签的ID号和数据按照一定的输出格式输出给计算机、外部控制器或其他终端设备，从而实现对电子标签的识别。
RFID电子标签里面有2048bits数据储存空间，可以用来储存代表的一些基本信息，从于避免了将所有数据储存在后台数据库，增加系统的负担和不稳定性.只要代表佩戴代表证的到各处去开会，即使后台的数据库不一样，只要是合法的读卡器，代表的基本信息还是可以被读取，这一点是目前的ID卡所不能做到的.
当佩带电子标签的代表来到报到终端入口处是，附近的读卡器将读到的电子标签ID号通过RS232(RS485、TCP/IP或无线)等方式传递给报到终端机，报到终端机再通过计算机网络将数据(读到的电子标签ID号)传递给远地的计算机服务器。这样与服务器相连的报到终端机和查询终端机就能够实时更新数据：报到终端实时显示本通道代表的照片姓名等资料，同时查询终端实时显示会议报到的实时情况及统计数据，如应到人数、实到人数及未到人数。