1.签到咨询处
签到咨询处往往设置在会场的入口处，它的功能是维持入场秩序、记录来宾情况。签到咨询处的工作包括检査和收取请柬，索取来宾名片，要求来宾签字，发放胸卡以及庆典资料(庆典议程、指南、礼品等）。可设置大型展示板或横幅，上面清楚标明庆典活动名称、主办单位、承办单位、赞助商等，同时，配备签到名册、签到台、签到簿、签字笔、名片盘等。签到处的工作人员要留意重要人物及贵宾的到来，并负责将他们引导到休息室。另外，签到处收集到的名片是非常有价值的资料，要指定专门的负责人收集、整理、分类、保存，以便日后联系。
2.来宾休息室。
休息室一方面可作为来宾休息的场所，另一方面也可为来宾提供相互交流的机会。休息室一般配备简单的饮料、茶水、水果、小点心和相关工作人员，其中茶水饮料主要有茶(或茶包)、纯净水、咖啡、方糖(或糖包）、果汁饮料等。来宾休息室是专为来宾而设的休息场所，除了为来宾提供饮料、水果或茶点外，还可播放一些舒缓的音乐或摆放一些报纸、杂志等。
3.衣帽存放间。
衣帽存放酿配有足够的衣帽架、工作人员以及便于测的标牌，以便及时找到所寄存的衣帽。同时，还要注意及时提醒与会者在寄存衣帽前将贵重物品取出,以防丢失。
4.音响与照明器材。
随着信息技术和电子技术的迅猛发展，庆典系统愈加趋近于智能化。音响主要是指有线话筒、扩音器和音箱。在室外开会时可安放髙音喇叭，一般在主持人、发言席上各设置一个座式有线话筒，在会场前方左右两侧放置音箱，音响必须保证会场所有人都听得见，在准备和设置音响与照明设备的同时，要注意调试音响，检查线路、插头等,使其保持良好状态。如有必要，应在会场周围提前准备好备用电源(发电机），电工人员在主席台后侧待命，随时准备维修和调试电器。要事先作好录音、摄影或摄像的准备。
案例分析：不争气的音响
2005年，我国北方某著名大学举行盛大的校庆活动。主要活动一庆典大会安排在学校体育场举行,包括国家领导人在内的几万人出席庆典，主席台和整个会场气氛热流奔放,显得非常隆重。但是，庆典一开始，与会者就感觉听不清发言者的声音，会场上空回响的声音让人只觉得是一片噪音，此时，庆典主持人和前面祝贺的领导只能硬着头皮讲下去。到该省省长讲话时，这位省长首先问与会者有多少能听清讲话，请能听清讲话的举手，结果一开始寥寥无几，反复问了几遍后，举手的人才逐渐多起来。而后，这位省长语重心长地说这样一所名校,校庆就是要体现你们的名望，体现你们的严谨的作风，会场音响怎么能不引起你们的重视？怎么能事前不作好准备？这应引起学校重视。”
分析:这个案例中，省长对音响效果不好的批评显得严厉，但批评得有道理。精心准备、花费巨大的庆典就因为庆典会场布置准备不充分、不严谨而出现这一遗憾而显得黯然失色，可以说这是组织者没有预料到的。如果事前演练，做好调试,并预备好弥补措施，就不可能造成这样严重的影响。