编制体系文件，可谓是引入这一质量管理体中的重头戏，文件的编制必须符合企业自身的特点。在文件编制上有如下要求:
1).要分层次编制。
一般来说，体系文件分质量手册、程序文件及第三层次的做业文件。质量手册需统一编写，程序文件与作业文件由归口职能部门分别编写。体系文件的编可采取从上到下的编制方式，也可以采取从下到上的编制方式。但无论哪种编制方式，都必须讲求实效，不走形式。既要从总体上和原则上满足，又要在方法上和具体做法上符合本单位的实际。使文件与企业具体运行相符合，不能脱离实际。
2).要分部门编制。
质量管理体系文件的编制应结合本单位的质量职能分配表进行。按所选择的体系要素，将质量职能分配落实到各职能部门。各职能部门根据自己部门的工作内容及工作要求进行编制，使体系文件即符合了实际，又有利于文件的日后执行，真正做到了“写我所做的，做我所写的”。
3)编制体系文件必须符合各标准的要求。
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体系文件的编制必须符合ISO9000家族各标准的要求，同时，也要符合行业标准及各法律法规的要求，不能只考虑质量管理体系标准，而忽视了行业的要求和法律的要求。
4)必须加强各部门之间的协调。
一套好的体系文件，必然是各部门之间相互协调的产物。所以，编制体系文件时，各部门之间应该相互协调，切不可我编我的，你编你的，使各级文件之间失去联系，导致在体系运行中出现不必要的过失。
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