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报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。
报告，在已发布的党、人大、政府、军队的公文处理规范中，都规定了这个文种。其适用范围，大体上是一致的，但也有些区别。请看这四个大机关对报告下的定义：
《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称党的《条例》)中规定：报告，用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
《人大机关公文处理办法(试行)》(以下简称人大《办法》)中规定：报告，适用于报告工作、反映情况、提出建议或答复询问等。
《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中规定：报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
《中国人民解放军机关公文处理条例》(以下简称军队《条例》)中规定：向上级机关汇报工作、反映情况和意见建议，询问用报告。
从以上定义可以发现，四大机关的报告，均是上行文。其中，党、人大、军队三家的报告，都规定了四项用途，包括汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问等。惟独政府的报告，只有三项用途，即汇报工作、反映情况、答复上级机关询问，而没有提出建议这个功能。实际上，在2000年发布的行政《办法》之前，也曾有提出建议的功能，只是在新的行政《办法》中取消了。承担这一功能新增加了文种：意见。因此，意见这个文种多了一个上行文的用途。（节选自《应用写作》2005年第11期《浅谈报告的适用范围和写作要求》
近年来，随着市场经济的推动，各种类型的公司也取得了长足的发展，报告成为了一种新兴产业。报告的用途逐步扩大，用于新产品开发、投融资、公司发展规划、年度发展等方面。
各单位一般采用成立自己的笔杆子队伍和寻求外援支持两种方案来解决。当前撰写报告的机构有全国高校、社科、研究会、研究院、智库等国家的研究机构，例如：中国科学院、中国社会科学院、北京大学、清华大学、中国非国有经济研究会、北京创新中实信息科学研究院.
1．内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性是“报告”的一个大特点。
2．语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。
3.行文的单向性：报告是下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据, 一般不需要受文机关的批复, 属于单项行文.
4.成文的事后性：多数报告都是在事情做完或发生后, 向上级机关作出汇报, 是事后或事中行文.
5.双向的沟通性：报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机关的支持 指导的桥梁;同时上级机关也能通过报告获得信息, 了解下情, 报告成为上级机关决策指导和协调工作的依据。
类别及功用
1．例行报告（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。例行报告不能变成例行公事，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。
2．综合报告；全面汇报本机关工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点。
3．专题报告：指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。所写的报告要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。（如：薪酬调查报告）
4．按形式职能来分的话，一般为合同范本、领导讲话、会议发言、述职报告、心得体会、竞聘演讲、礼仪致词、入党申请、法律文书、计划规划 等