武汉建筑行业审核文件控制程序。

1．0目的

　　通过对管理体系文件和外来资料的管理控制，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、保存和更改的规定，处于受控状态。

2．0范围

　　适用于所有管理体系文件、资料的管理和控制。各部门是指各部门和管理处的统称。

3．0 职责

3．1 综合办公室负责对各部门与体系有关文件的控制，并进行指导和管理。

3．2各部门文件管理员负责体系文件和相关资料的接收、登记、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。

4．0 程序

4．1 文件和资料的制定、审核、批准

4.1.1公司所有管理体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。

4．2 文件和资料的发放

4.2.1管理手册的《文件发放名单》由总经理审批，由综合办公室建立发放记录。

4.2.2程序文件的《文件发放名单》由管理者代表确定，综合办公室负责发放。

4.2.3作业指导书由相关制定各部门确定发放范围，并建立发放记录。

4.2.4设备标准、图纸等由综合办公室负责管理。工程类标准、技术图样等由综合办公室建档、编号。 

4.2.5 法律法规类文件由综合办公室负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。

4.2.6 以上文件的发放情况应由相关各部门人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，综合办公室应在收文后2日内填写《收文记录》。

4.2.7  文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。

4．3  文件和资料的保管

4.3.1企业管理手册、程序文件、部门工作手册、项目管理方案、记录表格及法规、国家及行业标准类（设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在综合办公室备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。

4.3.2 对各级文件的管理，各部门均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。

4.3.3存档作废文件在封面加盖“作废章”。

4．4  文件和资料的有效性控制

4.4.1为确保公司体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用A、B、C……表示第一、第二、第三版……；用0、1、2……表示未经修改、第一次、第二次修改……。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次执行。

4.4.2相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。

4．5  文件和资料的更改

4.5.1文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写《文件修改记录》报主管领导审批。

4.5.2文件和资料的更改一般由原审批人批准，如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。

4.5.3当组织、过程或活动发生变动时，要对相关文件进行评审或更新，以确保文件的适宜和有效。更改时应经过再次批准。

4．6 文件和资料的分类和编号

4.6.1管理手册：HBRZ-QESM-A/0(公司名称－管理手册文件编号－手册版本号/修订状态)

4.6.2程序文件：HBRZ-QESP-**(公司名称－程序文件编号－序号)

4.6.3作业指导书：HBRZ－ZYZD-**(公司名称－作业指导文件编号－序号)

4.6.4规章制度：HBRZ－ZD-**(公司名称－规章制度编号－序号)

4.6.5作业文件：HBRZ－ZY－**(公司名称－作业文件编号－序号)

4.6.6工程图籍：HBRZ－TJ－**(公司名称－图籍编号－序号)

4.6.7标书：HBRZ－BS－** (公司名称－标书编号－序号)

4.6.8合同：HBRZ－HT－** (公司名称－合同编号－序号)

4.6.9 程序文件记录表格：（标准条款号）—QR、ER、OR或R

4.6.10各部门记录表格：工程项目按国家和行业专用表格时按原号码

4.6.11人员及各部门代码：01总经理；02副总经理；03总工程师；04项目管理部；05综合办公室；06财务部；07经营部；08项目施工部．

4．7  文件借阅

4.7.1根据工作需要，经部门主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。

4.7.2 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议借阅期内沟通，并办理相关归还手续。

4.7.3对借阅文件应妥善保管，不得损坏或私自复印。

4．8  公开文件的控制

4.8.1公开文件是指公司面向客户公布或发放的各类文件，如业主公约、客户手册、客户须知、收费标准、通知、公开信等。

4.8.2 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或发放的各部门负责。

4.8.3 公开文件的标识应结合实际予以管理，如业主公约、客户手册等印刷品不必有状态标识，但在《文件清单》中应有明确编号和状态号；通知则应按公司统一格式和要求进行标识。

4.8.4 各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给客户，审批记录应留用备查。

5．0  相关文件与记录

《受控文件清单》

《文件修改记录》

《发放记录》

《收文记录》

《借阅记录》

《法律法规文件清单》